Forside

Bestyrelsesmøde nr. 11

Tirsdag den 26. juni 2007 kl. 19:00 hos Dan.

Deltagere:

• Anja Nielsen
• Carsten B. Bedsted
• Helene Eriksen
• Kiirsten Sørensen
• Dan Roland Hansen

Afbud:

• Michael Horvath
• Niels Pedersen

Dagsorden for mødet

1. Godkendelse af referat fra 15. maj 2007
2. Opfølgning fra forrige møde
3. Ukrudt på terrasserne
4. Termografi rapport
5. Regler for kælder/kælderrum
6. Dørstopper i Haslevgades kælder
7. Havedagen inkl. skraldespande på området
8. Vandskade i Haslevgades kælder
9. Vicevært kontrakten
10. Mangelgennemgang udonomsarealer med NB4 og Pihl & Søn
11. Indkøb af græstrimmer
12. Luftning af hunde i haven
13. Eventuelt

1. Godkendelse af referat fra 15. maj 2007.

Referatet blev godkendt

2. Mangelgennemgang af udenoms arealerne.

Vinduespolering
Høre om LEA kan administrere dette over huslejen.

Snerydning
Helene undersøger videre

Nøgler
Carsten rykker nøgle manden angående en nøgle status for bebyggelsen

Storskrald
Anja kontakter kommunen for flere containere

Parkering
Dan har kontaktet teknisk forvaltning herunder Lars Kock, og de anbefaler at pladserne er 2,5 x 5 meter de kan dog være ned til 2,3 meter. Dan kontakter NB4 angående disse oplysninger.

Høje Taastrup Boulevard
Beton pullerterne er fjernet og der kommer hvide striber i stedet for. Angående dem der mangler i Haslevgade kan godt retableres ved at grundejerforeningen NORD kontaktes og disse skal herefter kontakte kommunen (Kiirsten påtager sig dette)

3. Ukrudt på terrasserne

Bestyrelsen henstiller til vedtægterne så ejeren skal selv erstatte døde hæk planter da dette høre under egen vedligeholdelse.

4. Termografi rapport

Der er endnu ikke hørt noget fra Pihl og Søn, Carsten rykker for dette.

5. Regler for kælder/kælderrum

Carsten kontakter NB4 angående sagen da det er oplyst at vinyl på beton gulvet er ødelæggende for gulvet og at det daler brandsikkerheden.

6. Dørstopper i Haslevgades kælder

Er OK.

7. Havedagen inkl. skraldespande på området

Er OK.

8. Vandskade i Haslevgades kælder

Helene har ordnet sagen yderst godt, Falck har været ude med pumperne nogle gange og vi har sendt regningen til NB4 som sender regningen videre. Det er Pihl og søn der skal komme og rette fejlen så det er status indtil videre.

9. Vicevært kontrakten

Dan påtager sig at kontakte viceværten angående opfyldelse af kontrakten. Anja sender Dan Hasses nr.

10. Mangelgennemgang udonomsarealer med NB4 og Pihl & Søn

Der er nu udført mangelgennemgang på bygningen og jeg regner med at der gås forbedringerne efter en gang i august. Anja Har kontaktet bygningens vvs firma der kommer ud og kontrollere ventilationen grundet klager om lugtgener fra en del beboere

11. Indkøb af græstrimmer

Der vil bliver undersøgt og købt en ny græstrimmer til bygningen så det er blive rigtigt flot i haven.

13. Eventuelt

Kiirsten undersøger angående beskæring af træerne på boulevarden

Anja Nielsen formand

Bestyrelsesmøde nr. 10

Tirsdag den 15. maj 2007 kl. 19:00 hos Helene Eriksen.

Deltagere:

• Anja Nielsen
• Carsten B. Bedsted
• Helene Eriksen
• Kiirsten Sørensen
• Dan Roland Hansen

Afbud:

• Michael Horvath
• Niels Pedersen

Dagsorden for mødet

1. Godkendelse af referat fra 23. april 2007
2. Mangelgennemgang af udenom arealerne
3. Miljø-skuret angående fordrevet affald
4. Kommunikation mellem bestyrelsen
5. Grundejerforeningen Nord/Syd angående vejen ved nr. 11
6. Viceværtens opgaver m.m.
7. Vinduespolering
8. Snerydning
9. Fordeling af opgaver i bestyrelsen
10. Parkeringspladser status
11. Haveudvalgets planer
12. Påkørsel af altan
13. Eventuelt og dato for næste bestyrelsesmøde

1. Godkendelse af referat fra 23. april 2007.

Referatet blev godkendt

2. Mangelgennemgang af udenoms arealerne.

Anja har modtaget mail fra Jesper Martin (NB4) angående mangelgennemgang af udenoms arealerne. Dette kan blive torsdag eller fredag i næste uge. Anja kan godt gå mangelgennemgang, men vil gerne have nogle flere med. Anja kontakter NB4 angående en eftermiddags tid.

3. Miljø-skuret – fordærvet affald.

Der var enighed om i bestyrelsen, at der skulle udarbejdes et brev til samtlige ejere angående konsekvenserne, hvis der ikke bliver sorteret korrekt i miljø-skuret.

Anja og Helene vil sammen udarbejde et brev som efterfølgende vil blive godkendt af alle medlemmer i bestyrelsen.

4. Kommunikation mellem bestyrelsen.

Der var enighed i bestyrelsen om at kommunikationen skulle forbedres. Dette kunne gøres ved, at der var mere feedback på mail siden.

5. Grundejerforeningen Nord/Syd angående vejen ved nr. 11.

Kiirsten og Frank var til møde i grundejerforeningen angående bebyggelse på nabo grunden og angående anlæggelse af vejen ved nr. 11. Der blev fortalt på mødet, at byggeriet på nabo grunden starter efter sommerferien og derfor er vejen ved nr. 11 udskudt til dette er færdigt (Efteråret 08).

6. Viceværtens opgaver m.m.

Det blev besluttet at Anja kontakt>d viceværten som tages op på næste bestyrelsesmøde, hvor det aftales hvem der tager en samtale med viceværten angående den mangelfulde udførelse af planlagte opgaver.

7. Vinduespolering.

Helene påtager sig, at indhente tilbud på vinduespolering til foreningen.

8. Snerydning.

Helene påtager sig at indhente tilbud på snerydning til foreningen.

9. Fordeling af opgaver i bestyrelsen.

Carsten har meddelt de øvrige medlemmer, at han har for mange ansvars områder i foreningen. Og derfor gerne vil af med nogle af dem.

Anja påtager sig, at sende indkaldelser ud til møder.

Helene påtager sig, at sætte navne skilte op til nye såvel som gamle ejere.

Kiirsten påtager sig at læse korrektur på referaterne.

10. Parkeringspladser status.

Dette punkt er endnu ikke undersøgt endnu, men Dan påtager sig, at ringe til teknisk forvaltning angående dette.

11. Haveudvalgets planer.

12. Påkørsel af altan.

Der er ringet til forsikringen og der er sat taksator på.

13. Eventuelt og dato for næste bestyrelsesmøde

1. Der var stillet forslag om et skilt ved havesiden hvor der stod at der var dørtelefoner på den modsatte side. En skiltemaler i foreningen ville kunne lave dette for 200 kr. Godkendt i bestyrelsen.
2. Der var enighed i bestyrelsen om at bestille en ekstra nøgle til kælder vandhanerne så der var en begge steder.
3. Der er modtaget klage om en beboer i Haslevgade angående henstilling af ting i fællesrummet i kælderen. Yderligere klages der over parkering og mekanikerarbejde ude foran hoveddøren. Dette er ikke i overenstemmelse med vedtægterne. Anja påtager sig at skrive til Ulla Knudsen (LEA) så det er LEA der formidler klagen.
4. Haveudvalget stiler til forslag, at ejerforeningen investerer i nogle skraldespande til, at stille på grunden. Det blev besluttet at haveudvalget finder nogle eksempler og mailer ud til de øvrige medlemmer af bestyrelsen.
5. Foreningen har modtaget den termografiske rapport angående for lidt isolering. Den er i øjeblikket til høring hos Pihl og Søn, men foreningen forventer selv at søge hjælp til tydning af rapporten hos en fagspecialist, specielt hvis resultatet går ejerne imod.
6. Det blev meddelt Anja, at vores interne revisor er afgået ved døden. Hermed træder vores suppleant til. Anja meddeler vores suppleant dette.
7. Carsten taler med DK- nøgler angående en nøgle liste på, hvor mange nøgler der er i omløb.
8. Dan tager sig af de manglende pullerter der mangler omkring bebyggelsen.

 

Næste møde er den 26. juni 2007 hos Dan Roland Hansen nummer 17 2.mf kl. 19:00

Anja Nielsen formand

Bestyrelsesmøde nr. 9

Mandag den 23. april 2007 kl. 17:00 hos Anja, Høje Taastrup Boulevard 11 st. th., 2630 Taastrup.

Deltagere:

• Anja Nielsen
• Carsten B. Bedsted
• Helene Eriksen
• Kiirsten Sørensen
• Dan Roland Hansen
• Frank Jepsen

Afbud:

• Michael Horvath
• Niels Pedersen

Dagsorden for mødet:

1. Godkendelse af seneste referat.
2. Valg af formand og konstituering af bestyrelsen, herunder fordeling af opgaver i bestyrelsen
3. Haveudvalgets planer
4. Affaldsskuret
5. Parkeringspladerne
6. Opgangsbelysning
7. Eventuelt og dato for næste bestyrelsesmøde

 

1.
Referatet godkendt

2.
Valg af formand blev efter en lille diskussion og lidt pres besat af Anja, som vil påtage sig den for det næste år. Carsten fortsætter som næstformand. Hermed består resten af bestyrelsen af: Helene, Kiirsten og Dan. Suppleanterne består af Michael og Niels (Miljø-bo).

Fordeling af opgaver i bestyrelsen:

Helene	Nøgler
Dan	Europark/parkering
Kiirsten	Kontakt til vicevært Kontakt til grundejerforeningen nord og syd Mangelgennemgang (og Frank)
Anja	Haveudvalget
Helene	Mærkater (Dymo)
Carsten	Hjemmeside Kommunikation Dagsorden til hvert bestyrelsesmøde

3.
Haveudvalget har haft flere møder og er i fuld gang med planlægningen af vores fælles have. Det er blevet besluttet at det skal være borde/bænke, buske, små træer, blomster og en petanquebane.

Niels fra miljø-bo er kontaktet og der ligger skriftlig tilladelse fra Niels om at haveudvalget har lov til at beplante grunden.

Haveudvalget er ved at planlægge en fælles haveweekend.

4.
Helene har påtaget sig ansvaret for at lave og opsætte mere udførlige skilte i affaldsskuret for at hjælpe den enkelt ejer til at sortere sit storskrald bedre. Yderligere vil der blive sat en seddel op om, hvornår der kommer storskrald og hvornår den enkelte ejer kan henstille sit storskrald og hvor.

5.
Der er kommet en påtale fra en af ejerne at vores parkeringspladser er for små 210cm og de skal være 230cm. Anja vil påtage sig ansvaret for dette og undersøge det med den pågældende ejer og kommunen.

6.
Det er blevet besluttet at belysningen i opgangene sættet ned fra 4 min til 2 min.

Det blev endvidere undersøgt hvor store pærer der sidder i lamperne (2 sparepærer á 18w). Begge pærer skal være monteret for at en lampe fungerer.

Til næste bestyrelsesmøde vil det blive undersøgt hvad minimumsgrænsen for udendørsbelysning er.

7.
Viceværtens job.
Det blev diskuteret hvorvidt viceværten udfører sit job ordentligt. Da der stadig er lidt tvivl om viceværtens opgaver og antal timer på ejendommen blev dette præciseret af Frank.

På næste bestyrelsesmøde vil viceværtens arbejde blive diskuteret, idet der er forskellige meninger om kvaliteten af hans arbejde.

Caféen.
Cafeen er stadig under opbygningen efter branden i vinters.

Det er tidligere overfor ejeren af Cafeen blevet påtalt at der smides affald på terrassen og spiller høj musik for åbne døre. Derfor blev det på mødet besluttet, at al kommunikation til Cafeen sker gennem Ulla (Lea).

Vedrørende affald, vil diverse billeder blive benyttet som dokumentation.

Klager vedrørende Cafeen sker som sagt gennem Ulla, som vil håndtere det professionelt.

Snerydning
Der blev talt om snerydning og bestyrelsen er ikke tilfredse med vinterens rydning, Punktet tages op på næste bestyrelsesmøde

Elevator
Anja Ringer til firmaet OTIS for at høre om det er muligt at få nedsat den tid der går fra elevator døren åbner til den lukker igen. Der har flere henvendelser vedrørende dette.

Diverse
Der er indgået en aftale med en skiltemaler i bygningen som nu har opsat numrene på lamperne både på parkeringssiden og hovedsiden.

Frank og Kiirsten deltager i grundejerforeningsmøde den 30. april 2007. Den planlagte vej ved Høje Taastrup Boulevard 11 er på dagsordenen.

Vinduespudsning vil blive taget op på næste møde

Carsten påtager sig ansvaret for indkaldelse til de næste bestyrelsesmøder.

Næste møde er den 15. maj 2007 hos Helene nummer 11 1.tv kl. 19:00

Anja Nielsen formand

Bestyrelsesmøde nr. 8

Mandag den 19. februar 2007 kl. 17:00 i Cafe YAZOO, Haslevgade 18 – 22, 2630 Taastrup.

Deltagere:

• Anja Nielsen
• Carsten Bedsted
• Frank Jepsen
• Michael Horvath
• Britt Pedersen
• Dan R. Hansen (intern revisor)
• Ulla Knudsen (LEA)

Afbud:

• Paw Møller
• Niels Pedersen

Dagsorden for mødet:

1. Godkendelse af sidste referat.
2. Regnskab 2006.
3. Budget 2007.
4. Planlægge Generalforsamling 2007.
5. Eventuelt og dato for næste bestyrelsesmøde

1.
Referat godkendt.

2.
Ulla fremlagde og gav en grundig og fyldestgørende gennemgang af udkast til Årsrapport for perioden 1. april – 31. december 2006.

Årsrapporten viser et overskud på kr. 110.145 og bestyrelsen vil anbefale generalforsamlingen, at beløbet overføres til næste år. Ser vi bort fra den ekstraordinære indtægt på kr. 100.000 fra bygherren, så er der på bundlinie fin balance mellem indtægter og udgifter.

Inden for de enkelte poster er der større og mindre afvigelser mellem det skønnede budget og de faktiske udgifter. Bestyrelsen godkendte regnskabet og det er nu overdraget til vor revisor.

3.
Ulla gennemgik budgetudkast 2007, som er vor første hele regnskabsår.

Der er i budgettet afsat kr. 10.000 til beplantning i haven.

Udgiften til elevatorservice stiger væsentligt fra 1. april, hvor første års fri service udløber. Ligeledes er el udgifterne for ejendommen højere end først antaget.

I fællesudgifterne indgår også udgifter til Kabel TV grundpakken.

Udgifter til sne og glatføre bekæmpelse er sat til kr. 30.000.

Budgettet viser i alt udgifter på kr. 513.900

Godkendes budgettet så vil fællesudgifterne stige med kr. 100,00 pr. måned pr. fordelingstal. Evt. forslag fra medlemmerne kan ændre på tallene.

4.
Indkaldelse til generalforsamlingen skal udsendes senest 3 uger før (5. marts 2007).

Er materialet klar tids nok, så vil Ulla sørge for udsendelse af indkaldelsen senest den 5. marts 2007.

Dagsorden jvf. vedtægterne.

Bestyrelsens husorden fra foråret 2006 vil blive fremlagt til godkendelse på generalforsamlingen.

Som tidligere aftalt vil Ulla være bestyrelsens forslag til dirigent og referent.

Frank genopstiller ikke til bestyrelsen. Anja, Britt og Carsten er villige til genvalg. Michael overvejer.

Ulla vil medbringe stemmesedler til evt. skriftlige afstemninger.

Vi aftalte at mødes en halv time før generalforsamlingens start.

5. ISTA (Clorius) har den 12. februar gennemgået vand og varmemålere for registrering, kontrol og aflæsning. Resultat: 5 forgæves (nyt besøg planlagt til 23. februar formiddag) og 10 varmemålere er monteret forkert. Frank vil, så snart de sidste måler er kontrolleret, tage kontakt med NB4 for at få fejlene rettet.

For at begrænse elforbruget vil lyset i opgangene slukke efter 4 minutter.

Michael har opsat opslagstavler i alle opgange. Tak til Michael for det flotte resultat.

Carsten vil sørge for en skrivelse til beboerne i nr. 15 og 17 omkring mulighed for at købe en ”postnøgle” for nemmere adgang til de respektive pulterrum i kælderen

Der har været brand og vandskade i cafeen. Det ser pt. ud til, at der kun er sket skader i cafeen.

Der har været påkørsel af en altan ud mod Haslevgade. Der er mindre synlige skader; men der er risiko for, at der er sket skader på de bærende ståldragere. Dette bliver undersøgt nærmere. Skaden er anmeldt til forsikringen.

Der blev ikke fastsat en dato for næste bestyrelsesmøde.

Frank Jepsen

Bestyrelsesmøde nr. 7

Tirsdag den 9. januar 2007 kl. 17:00 i Cafe YAZOO, Haslevgade 18 – 22, 2630 Taastrup.

Deltagere:

• Anja Nielsen
• Carsten Bedsted
• Frank Jepsen
• Michael Horvath
• Britt Pedersen
• Jesper Martin (NB4)
• Ulla Knudsen (LEA)

Afbud:

• Niels Pedersen
• Paw Møller

Dagsorden for mødet:

1. Godkendelse af sidste referat.
2. Mangelafhjælpning Haslevhus.
3. Vedligeholdelse Haslevhus.
4. Anlæg af haven.
5. Økonomi.
6. Budget 2007.
7. Generalforsamling 2007.
8. Hjemmeside og kommunikation.
9. Eventuelt og dato for næste bestyrelsesmøde.

1.
Referat godkendt.

2.
I forhold til vort seneste bestyrelsesmøde, hvor vi også drøftede problemstillingen omkring mangelafhjælpning,  er der sket følgende:

Michael Bernfeld (NB4) og formanden har den 16. november 2006 foretaget ny mangelgennemgang af såvel bygning som ude arealer og opdateret de eksisterende lister. Forlods havde bestyrelsen foretaget mangelgennemgang af trapper og kældre. Disse lister blev brugt som input til ”fælles listen”.

Teknisk gennemgang af varmeanlæg inklusiv justering er foretaget den 21. december 2006. Inden da var defekt ude temperaturføler (inkl. kabel) blevet udskiftet. Ligeledes var manglende returføler blevet monteret og isolering blevet udbedret.

Da udbedring af  de resterende mangler synes at være gået  i stå og der ligeledes ikke er nogen tilbagemelding fra Pihl & Søn, forventer Jesper, at det meget vel kan ende i en voldgiftsag mellem bygherre og hovedentreprenør. Inden da er det vigtigt, at vi får alle problemstillinger med og at der foretages en grundig 1 års gennemgang.

For lejlighedernes vedkommende vil NB4 skrive til de enkelte ejere omkring status og 1 års gennemgang.

Der er fra flere lejligheder også kommet klager over problemer med isoleringen specielt ved altanerne. Jesper vil drøfte disse forhold nærmere med Niels, Haslevhus A/S.

Grundejerforeningen Høje Taastrup Station Nord & Syd ønsker at udskyde færdiggørelsen af  Haslevgade nord for Haslevhus ind til byggeriet på nabogrunden er gennemført. Dette byggeri forventes påbegyndt foråret 2007. Frank vil kontakte grundejerforeningen og påpege, at såfremt det nye byggeri udskydes, så øns ing snerydning mm. på plads

aftale med ISTA omkring varme og vandregnskab på plads

Vi har modtaget tilbud på VVS vedligeholde fra ’as albertsen og holm installation’  på kr. 14.350,00. Vedligeholdelsen inkluderer en årligt gennemgang af varmeinstallation og to årlige gennemgange af ventilationsanlæggene. Bestyrelsen besluttede at acceptere tilbudet.

Den indgåede aftale omkring vinduespolering er blevet annulleret pga. den fakturerede pris var væsentlig over den forventede. Forventet årlig omkostning til vinduespolering af opgange vil nu være omkring kr. 10.000,00.

4.
Der er på nuværende tidspunkt ikke nogen planer om større indkøb af haveinventar. Vi vil i budgettet for 2007 afsætte kr. 10.000 til træer, buske etc. Anja vil sammen med ”havegruppen” finde ud af, hvad der skal ske med haven.

5.
Ulla gennemgik foreningens økonomi. Der er ingen væsentlig restance, idet der  på udskrifttidspunktet  kun er kr. 1760 udestående. Årsregnskabet viser i øjeblikket et ”overskud” på ca. 72.000. Det skal tages med forbehold, idet visse udgiftsposter, så som renovation endnu ikke er modtaget. El udgifter er til gengæld væsentligt over det budgetteret. Frank vil undersøge det nærmere hos DONG (NESA). Der er betalt 46.109 i grundskyld. Ca. kr. 5.900 af det beløb skal betales af Haslevhus A/S. Ulla vil opkræve dette beløb hos Haslevhus A/S. Foreningens administrationsbidrag til LEA er højere end budgetteret, idet den forhandlede kontrakt endnu ikke er faldet på plads. Ulla vil tale med sin direktør for at få det afklaret. Ulla vil have det endelige regnskab klar til næste bestyrelsesmøde. Regnskabet skal derefter revideres af vor interne revisor, Dan R. Hansen, Høje Taastrup Boulevard 17, 2mf. 

6.
Ulla havde fremstillet et første udkast til 2007 budget. Dette blev gennemgået og opdateret. Ulla vil nu opstille et nyt budget inden næste bestyrelsesmøde. Kommer vi i tanke om, noget der skal med, så send besked til Ulla så hurtigt som muligt.

7.
Ordinær generalforsamling afholdes tirsdag den 27. marts 2007 kl. 18:30. Der er reserveret lokale i Taastrup Kulturcenter, Poppel Alle, Taastrup. Dagsorden etc. for generalforsamling fremgår af foreningens vedtægter. Indkaldelse med regnskab og budget skal udsendes senest 3 uger før. Bestyrelsens forslag til dirigent vil være Ulla, som også påtager sig opgaven som referent.  Frank vil sørge for, at bestyrelsens beretning vil forelægge skriftligt. 

8.
Carsten har fået vor hjemmeside på plads. Rigtig mange af vore medlemmer har adgang til Internet. Væsentlige informationer udsendes også skriftligt til alle. Mere informative informationer lægges på hjemmesiden og suppleres med opslag i opgangen.

Michael vil sørge for ”officielle” opslagstavler. 

9.
Beboerne i Høje Taastrup Boulevard 13 og 17 har ikke adgang via elevator til deres kælderrum; men er i stedet henvist til adgang igennem cykelkælder. Lejlighedsnøglen kan ikke anvendes til den nærmeste opgang med elevator. Bestyrelsen har besluttet, at berørte beboere kan få adgang til at købe en ”postnøgle”, som de kan benytte til den nærmeste opgang og dermed nemmere adgang til pulterrummet i kælderen.

Michael har sørget for, at alle beboere har fået et eksemplar af kommunens Affald 2007 hæfte. Deri kan alle læse om, hvordan affald håndteres. Desværre er det ikke alle beboere, som efterlever dette.

Det samme gælder oprydning efter oliespild på parkeringspladser. Vi kan ikke rigtigt gøre andet end påtale det, når vi ser præcis, hvem forureneren er. I grove tilfælde må vi tage det op på et bestyrelsesmøde.

Næste bestyrelsesmøde er fastsat til mandag den 19. februar 2007 kl. 17:00 i Cafe YAZOO. Der vil blive serveret et let måltid (vi vil bestille fra menuen).

Frank Jepsen

Bestyrelsesmøde nr. 6

Tirsdag den 25. oktober 2006 kl. 19:00 hos Anja Nielsen, Høje Taastrup Boulevard 11, 2630 Taastrup.

Deltagere:

• Anja Nielsen
• Carsten Bedsted
• Frank Jepsen
• Michael Horvath
• Paw Møller

Afbud:

• Niels Pedersen
• Ulla Knudsen (LEA)

Dagsorden for mødet:

1. Godkendelse af sidste referat.
2. Status mangelafhjælpning trapper, kældrene, bygning og øvrige ude arealer
3. Vedligeholdelse “Haslevhus” (nøgler, navneskilte, dørtelefoner, belysning, låse og døre etc.
4. Samarbejdsaftalen med LEA
5. Grundejerforeningen Høje Taastrup Station Nord & Syd.
6. Parkering, endelig stillingstagen til tilbud fra EuroPark
7. Økonomi.
8. Haslevhus hjemmeside og kommunikation
9. Eventuelt og dato for næste bestyrelsesmøde(r) og generalforsamling

1.
Referat godkendt.

2.
Bestyrelsen har endnu ikke modtaget tilbagemelding fra Jesper (NB4) om hvad status er for udbedring af mangler jvf. mangellisten fra gennemgangen den 16. juni 2006. Ligeledes er der heller ikke modtaget nogen status for udbedring af de mangler, der blev noteret ved gennemgang af ude arealer den 15. august 2006.

Pihl & Søn skal også sørge for, at der bliver foretaget en teknisk gennemgang af varmeinstallationen mm.

Uanset utallige rykkere er det ikke sket.

Vi besluttede at bestyrelsen vil fremsende en liste (e-mail) til Niels og Jesper med fokus på kritiske mangler som ikke er udbedret (f.eks. regnvandsafløb fra miljø skur er ikke ført til kloak).

Gennemgangen foretages af Anja opgang 1, Carsten og Paw opgang 2 + 3, Frank opgang 4, Michael opgang 5 og Britt opgang 6. Listen skal være klar i uge 44.

Med hensyn til lejlighederne er det de enkelte beboere, som har ansvaret for opfølgning. Bestyrelsen har i denne forbindelse modtaget flere klager over, at håndværkerne benytter en hovednøgle til at skaffe sig adgang uden forlods at aftale det med ejeren. Frank vil følge op på, at disse hovednøgler bliver afleveret til bestyrelsen for evt. destruktion.

3.
Problematikken omkring håndtering af ”Storskrald” er nu løst. Containere mv. er nu på plads og miljø skuret er aflåst, således at beboerne får adgang ved brug af lejlighedsnøglen.

Viceværten vil, når han er på ejendommen, kontrollere at affald er anbragt i ”korrekt” container.

Bestilling af nøgler via Britt fungerer fint. Britt vil undersøge om vi kan få en prægetang til fremstilling af navneskilt på postkasser mm. så vi kan hjælpe nye beboere med dette. Britt vil også undersøge om vi kan få nye ”skilte” til dørtelefonerne.

Beboere i stuelejlighederne klager over, at lyset fra sti belysningen er for skarp. Vi vil undersøge om det kan løses med en lampe med mindre effekt.

Nogle døre lukker ikke altid. Britt vil forhøre sig hos låsesmeden, om det kan klares med en gennemgang af låsene i stue og kældre.

4.
Bestyrelsens valg af LEA som administrator blev besluttet på vort bestyrelsesmøde den 29. marts 2006. Niels skulle forhandle kontrakten på plads, således at administrationsudgifterne blev på kr. 27.200 som angivet i foreningens budget. Ifølge Ulla fra LEA er denne kontrakt endnu ikke på plads, så LEA fakturer os til deres listepriser. Det kan betyde, at vor udgifter for samme periode bliver på kr. 45.000, hvilket vil være 65% over budgettet. Dette finder bestyrelsen for dyrt og vil, hvis udgifterne ikke forhandles ned, overveje vor situation.

Frank vil følge op med Niels og LEA.

5.
Frank orienterede fra bestyrelsesmødet i Grundejerforeningen.

Der forventes at byggeriet på nabogrunden påbegyndes til foråret 2007. I den forbindelse foreslog de nye ejere af grunden, at udsætte færdiggørelse af vejstykket mellem os og dem til byggeriet er færdigt. Da der også mangler nogen reetablering af Haslevgade og ny belægning på den store p-plads, er der stemning for i GF’s bestyrelse at søge om udsættelse hos kommunen for færdiggørelse af vejen.

Vi drøftede denne nye situation, herunder om vi skal søge juridisk hjælp, så vi ikke står tilbage med udgifter, som burde betales af bygherren. Det blev overladt til formanden at foretage det fornødne.

6.
Bestyrelsen besluttede at acceptere tilbudet fra EuroPark omkring indførsel af parkeringsrestriktioner på vort område. Frank underskriver kontakten på bestyrelsens vegne.

7.
Ulla havde inden mødet fremsendt et urevideret regnskab pr. 30.9.2006. Vi besluttede, at såfremt der er plads til det, vil vi lade ejerforeningen betale ejendomsskatten for 2006. Ejendomsskatten for 9 mdr. af 2006 udgør kr. 46.109, hvoraf kr. 5.963 skal betales af Ejendomsselskabet Haslevhus A/S, som jo fortsat ejer 592 M2 af grunden. Frank vil skrive til Ulla omkring dette forhold.

8.
Carsten havde forud for mødet sendt den nye hjemmeside til høring og bestyrelsen er glade for resultatet. Carsten vil arbejde videre med hjemmesiden og også sørge for, at de beboere, som ikke har Internet, også bliver orienteret. Carsten vil sørge for at der sendes information ud om vort samarbejde med EuroPark.

9.
Vi mangler at finde en intern revisor. Frank vil forsøge at finde en blandt beboerne i første omgang.

Vi mangler at finde samarbejdspartner til vand og varme aflæsning og afregning. Frank vil kontakte Ulla for at få et par emner.

Der forelægger et tilbud på vinduespolering af trappeopgangene ude/inde på kr. 4.000 årlig + moms. Findes der ikke et billigere alternativ, så vil vi acceptere tilbudet.

Vi vil forsøge at arrangere en form for julehygge for foreningens medlemmer. Anja vil tage sig af dette.

Næste bestyrelses møde er fastsat til den 9. januar 2007 og foreløbig dato for generalforsamling er 21. marts 2007.

Frank Jepsen, 29. oktober 2006

Bestyrelsesmøde nr. 5

Tirsdag den 15. august 2006 kl. 17:00 hos Frank Jepsen, Høje Taastrup Boulevard 17, 2630 Taastrup.

Deltagere:

• Anja Nielsen
• Carsten Bedsted
• Frank Jepsen
• Michael Horvath
• Niels Pedersen
• Jesper Martin (NB4)
• Ulla Knudsen (LEA)

Afbud:

• Britt Pedersen
• Paw Møller

Dagsorden for mødet:

1. Godkendelse af sidste referat.
2. Status mangelafhjælpning trapper, kældrene og bygning
3. Status udenoms arealerne
4. Miljø skur, håndtering af storskrald, affald fra Cafeen m.m.
5. Færdiggørelse af have og anvendelse af ude arealerne
6. Parkering, drøftelse af tilbud fra Europark
7. Vicevært, indkøb af materialer, nøglepolitik, vedligeholdelse etc.
8. Kommunikation til medlemmerne
9. Eventuelt og dato for næste bestyrelsesmøde

1.
Referat godkendt.

2.
Jesper oplyste, at der endnu ikke var modtaget tilbagemelding fra Pihl & Søn på hvor langt de er nået med mangel udbedringen. Status må afvente tilbagemelding. Jesper og Niels følger op med Pihl & Søn.

Niels efterlyste en synlig aftale mellem foreningen og Jesper omkring opgaven som foreningens byggesagkyndige. Formanden og Jesper vil bringe det på plads. Niels oplyste endvidere, at Henrik Dahl fratræder til september. Alle henvendelser omkring mangel afhjælpning etc. skal derfor gå via Jesper eller Niels.

Frank efterlyste, hvornår der vil blive foretaget gennemgang af den tekniske installation. Jesper vil følge op med Pihl & Søn.

3.
Mangelgennemgang af ude arealerne foretaget d.d. (15. august 2006) med deltagelse af Niels, Jesper, Henrik Dahl, Michael og Frank. Jesper gennemgik løselig de konstaterede mangler. Listen vil nu blive sendt til Pihl & Søn.

Niels oplyste at vejstykket nord for Haslevhus vil blive anlagt snarest. Anlægsudgifterne deles mellem grundejerforeningen Høje Taastrup Station Nord og ejerne af BK6 (Niels) og BK3.

4.
Frank gennemgik de informationer han havde modtaget fra Høje Taastrup Kommune, Driftsbyen og Team Affald omkring opstilling af diverse containere omkring sortering og afhentning af storskrald. Kravene / oplægget virker noget voldsomt for en bebyggelse af vor størrelse. Andre forslag blev også drøftet. Carsten og Frank vil arbejde videre med vort behov og drøfte disse med kommunen.

Frank oplyste endvidere, at vi ikke havde modtaget tilbagemelding på henvendelsen til Cafe YAZOO omkring deres behov. Niels påpegede, at forretningen også er medlem af foreningen og derfor også har brug for foreningens støtte. En god løsning ville måske være, at dele miljø skuret op med et selvstændigt rum og indgang for Cafeen. Dette forslag vil Carsten og Frank arbejde videre med.

5.
Det blev besluttet, haven skal have tid til at ”sætte sig” og derfor vil evt. større nyplantninger, etablering af lejeplads m.v. vente til foråret. Den kommende periode kan derfor bruges til at beslutte, hvad der skal ske. Her kan flere af foreningens medlemmer bidrage med ideer. Anja vil tage sig af dette område sammen med Michael.

6.
Indførsel af parkeringsrestriktioner på den store parkeringsplads mellem Haslevgade og Gadevang betyder at ikke beboer benytter vor område. Bestyrelsen har derfor fået tilbud fra Europark omkring indførsel af parkeringsrestriktioner på vort område. Der er i bestyrelsen enighed om acceptere tilbudet.

Da bindingsperioden er 2 år forslog Ulla, at vi skal orientere de øvrige medlemmer, før end vi skriver under på tilbudet. Er der mange indsigelser fra medlemmerne kan det jo påvirke vor endelige accept. Carsten og Frank tager sit af dette.

7.
De første indkøb af materiel til viceværten er foretaget og græsset er blevet slået første gang. Vi vil løbende foretage de nødvendige indkøb efterhånden, som behovet opstår. Gennemgang af installationer med viceværten er ikke foretaget – afventer Pihl & Søn.

Ulla har sendt ansættelseskontrakt til Hasse.

Michael vil have bygningen som område og deltage i den tekniske gennemgang.

Der er henvendelse fra en beboer omkring udlevering af postnøgle til avisbud. Ligeledes ønsker beboeren også nøgle til opgang en opgang med elevatoradgang til pulterrum. Bestyrelsen fastholder vor politik om der ikke udleveres adgangsnøgle til avis og reklame bude. Frank svarer beboeren. Evt. beslutning om ændret nøglepolitik må foretages af en kommende generalforsamling.

For beboere uden adgang til kælderen via elevator er det besværligt at komme ned til pulterrummene. Dette kan afhjælpes noget ved at ændre låsesystemet, så beboere i opgang 3 kan benytte elevatoren i opgang 2 og beboerne i opgang 4 kan benytte elevatoren i opgang 5. Vi vil bede Britt som nøgleansvarlig undersøge om dette kan lade sig gøre.

8.
Carsten gav en status på arbejdet med hjemmesiden og viste os et eksempel på en nyhedsside.

Vi vil sende information ud til vor medlemmer i denne måned., hvori vi orienterer om Europark, Storskrald, vicevært og haven. Input sendes af de område ansvarlige til Carsten.

9.
Ulla gav os regnskabsmæssige opdatering. Herunder gennemgang af råbalance, og afstemningskontokort.

Den opsatte parabolantenne er endnu ikke nedtaget. Frank vil kontakte kommunen for uddybende afklaring omkring lokalplanen bestemmelse og om hvem tager action ved overtrædelse.

Næste bestyrelsesmøde er berammet til mandag den 16. oktober 2006.

Fordeling af opgaver er nu:

• formand Frank
• næstformand Carsten
• nøgler Britt og Frank
• bygningen Michael og Frank
• haven Anja og Michael
• kommunikation Carsten og Frank

i afklaringsfasen tager Carsten og Frank sig af storskrald og parkering. Derefter flyttes storskrald til bygningen. Hvilke områder Paw tager sig af aftales nærmere.

Frank Jepsen, 18. august 2006

Bestyrelsesmøde nr. 4

Tirsdag den 6. juni 2006 kl. 17:00 hos Frank Jepsen, Høje Taastrup Boulevard 17, 2630 Taastrup.

Deltagere:

• Anja Nielsen
• Britt Pedersen
• Carsten Bedsted
• Frank Jepsen
• Michael Horvath
• Ulla Knudsen (LEA)

Afbud:

• Niels Pedersen
• Paw Møller

Dagsorden for mødet:

1. Godkendelse af sidste referat.
2. LEA ejendomsadministration v/ Ulla Knudsen
3. Budget og regnskab
4. Husorden
5. Drøftelse trapper og kælder
6. Drøftelse haveanlæg parkering etc.
7. Vicevært, arbejdsopgaver m.m.
8. Kommunikation til medlemmerne
9. Eventuelt og dato for næste bestyrelsesmøde

1.
Referat godkendt.

2.
Ulla orienterede bestyrelsen om LEA ejendomsadministration. Hvad LEA står for, hvilke opgaver de kan løse for os, hvordan det praktiske samarbejde i hverdagen fungerer, hvordan rykkeprocedure er ved manglende betaling af fællesudgifter osv. Ligeledes fik vi også svar på mange praktiske spørgsmål omkring den daglige ”drift” af en ejerforening som vores. Stor tak til Ulla for en god orientering.

Kontrakten med LEA synes ikke at være på plads. Frank følger op med Niels.

3.
Ind til nu har foreningen kun haft få regnskabsmæssige posteringer. Vi aftalte med Ulla, at vi kvartalsvis modtager en kortfattet status. Forud for den årlige generalforsamling vil LEA deltage i det møde, hvor vi opstiller budgettet for den kommende periode.

4.
Forud for mødet havde Carsten sendt den seneste redigerede udgave af Husordenen til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Denne udgave blev med få korrektioner godkendt.. Carsten vil få den endelige udgave trykt og omdelt i indeværende uge (23).

Det blev aftalt, at LEA vil forestå udsendelse af eventuelle påtaler for overtrædelse af husorden m.m. til de berørte medlemmer. På den måde undgås det (måske) at evt. tvister bliver personlige opgør mellem bestyrelsesmedlemmer og beboere.

Frank vil tage kontakt med kommunen for at få afklaret forholdene omkring parabolantenner.

5.
Ingen dato på færdiggørelse – måske den 16. juni 2006, hvor der er annonceret afleveringsforretning for fællesarealer. Bestyrelsen drøftede hvordan vi sikrer os, at disse områderne bliver holdt i orden. Forhåbentlig er husordenen dækkende. Der mangler stadig en sliske på kældertrapperne. Frank vil rykke Pihl & Søn.

6.
Der er annonceret afleveringsforretning for fællesarealer den 16. juni 2006. Der mangler p.t. stadigt en hel del, så bestyrelsen er spændt på, om det når at bliver færdig. Fra bestyrelsen deltager Britt, Michael og Frank i overleveringsforretningen.

7.
Hasse Petersen har på grund af den manglende færdiggørelse af bebyggelsen ikke rigtigt været i stand til at udføre sit job som vicevært. Hasse har været på ejendommen en gang om ugen for at feje trapper og rydde lidt op. Hasse har heller ikke modtaget nogen løn i denne periode. Vi afventer at Hasse udfærdiger en liste over materiale vi skal have indkøbt.
Pihl og Søn er i gang med at montere låseanordning i affaldsskakterne.

Frank vil sende en kopi af viceværtens arbejdsopgaver til de øvrige bestyrelsesmedlemmer og LEA.

8.
Velkomstbrev til medlemmerne er udsendt i starten af maj.

Vi vil anvende dels egen hjemmeside og dels udsendelse af skriftlig nyhedsbreve til medlemmerne. Carsten vil arbejde videre med oprettelse af en hjemmeside haslevhus.net og udgifterne dækkes af foreningen.

9.
Frank orienterede om generalforsamlingen i Grundejerforeningen Høje Taastrup Nord.

• planer om at indføre parkeringskontrol i samarbejde med Europark.
• renovering af den store parkeringsplads ved ”Gadevang”
• planer om ny byggeri på nabogrunden
• kommunen har planer om at fjerne mange af betonpullerterne i området.
• snerydning på veje fortages af grundejerforeningen.

Ulla er på ferie i uge 30 og 31. Kan evt. kontaktes på mail.

Anja accepterede opgaven at have havearealet som område.

Michael accepterede at have bygningen som område

Såfremt der opstår problemer i forbindelse med overdragelsen af fællesarealer vil vi afholde bestyrelsesmøde den 20. juni 2006. Formanden vil i så fald udsende endelig indkaldelse.

Frank Jepsen, 12. juni 2006

Bestyrelsesmøde nr. 3

Onsdag den 26. april 2006 kl. 17:00 hos Frank Jepsen, Høje Taastrup Boulevard 17, 2630 Taastrup.

Deltagere:

• Anja Nielsen
• Britt Pedersen
• Carsten Bedsted
• Frank Jepsen
• Michael Horvath
• Niels Pedersen
• Paw Møller

Fraværende: Ingen

Dagsorden for mødet:

1. Godkendelse af sidste referat.
2. Status for færdiggørelse af trapper og kælder og planer for mangelgennemgang
3. Status og planer for færdiggørelse af ude arealer og mangelgennemgang
4. Vicevært, materialeindkøb, renovation etc.
5. Administration, fastsættelse af bidrag (inkl. a’conto vand og varme)
6. Lejlighederne status for udbedring af mangler og drøftelse af generelle problemer
7. Husorden
8. Nøgler
9. Kommunikation til medlemmerne
10. Eventuelt og dato for Næste bestyrelsesmøde

1.
Referat godkendt.

2.
Niels oplyste, at trapper og kældre skal være klar til mangelgennemgang onsdag den 3. maj kl. 9:00. Fra bestyrelsen deltager Michael og Frank. Vi aftalte at senest på mandag den 1. maj vil vi foretage en foreløbig gennemgang. Anja opgang 1, Carsten og Paw opgang 2 + 3, Frank opgang 4, Michael opgang 5 og Britt opgang 6. Listerne overdrages til Frank.

3.
Ude arealerne, Niels oplyste at disse skulle være klar til gennemgang 9. maj. Frank så gerne at denne gennemgang først blev foretaget i den efterfølgende uge.

4.
Hasse Petersen er ansat som deltids vicevært. Aftalt løn kr. 6.000 og 3 måneders prøvetid. Det er foreløbig aftalt, at Hasse vil være på ejendommen 2 gange om ugen. Tirsdag af hensyn til container tømning og fredag for fejning af trapper. Endelig arbejdsplan når byggeriet er afleveret.

Hasse vil udfærdige en liste over materiale vi skal have indkøbt. Pihl og Søn mangler at montere låseanordning i affaldsskakten.

Hasse har telefon nummer 20205779.

Hvordan vi løser snerydning mm. vil vi drøfte på senere tidspunkt.

5.
Niels forhandler kontrakten færdig med LEA så vi får den bedst mulige aftale. Frank oplyste at Ulla Knudsen vil være for kontaktperson hos LEA. Ulla har telefon nummer 44570437. LEA har startet på opkrævning af fællesudgifter. Vand og varmebidrag er a’conto. Vi skal finde et selskab til udregning og fordeling af de faktiske udgifter.

6.
Generel drøftelse omkring mangelafhjælpning. Den enkelte ejer har selv ansvaret for opfølgning på mangelafhjælpning. Pihl og Søn har 8 uger til at få rettet fejl og mangler. Senere konstateret mangler vil afvente års gennemgangen. Kritiske fejl skal naturligvis løses med det samme

7.
Der er enighed om, at der skal være en husorden for ejendommen. Michael vil sammen med Britt og Paw udfærdige et endelig forslag til næste bestyrelsesmøde.

8.
Britt vil påtage sig opgaven med at administrere nøgleoversigten. Frank vil kontakte Pihl og Søn for en hurtig overdragelse, idet flere beboere rykker for procedure for ekstrabestilling af nøgler.

9.
Der er behov for at vi får sendt et velkomstbrev ud til vore medlemmer. Carsten vil sammen med Anja udfærdige et forslag. Emner vil være velkomst, bestyrelsen, vicevært, administration.

10.
Tid og sted for næste bestyrelsesmøde afventer endelig dato for mangelgennemgang af bygning og ude arealer.

Frank Jepsen

Bestyrelsesmøde nr. 2

Tirsdag den 28 marts 2006 kl. 15:00 hos Britt Pedersen, Øllegårdsvej 16, 2630 Taastrup.

Deltagere:

• Britt Pedersen
• Carsten Bedsted
• Frank Jepsen
• Michael Horvath
• Niels Pedersen
• Paw Møller

Fraværende: Anja Nielsen (havde ikke modtaget indkaldelse til mødet)

Dagsorden for mødet:

1. Godkendelse af sidste referat.
2. Evaluering af mangelgennemgang
3. Endelig valg af administrator
4. Valg af vicevært
5. Konstituering af bestyrelsen
6. Dato for næste bestyrelsesmøde

1.
Referat godkendt med den tilføjelse at endelig valg af administrator først finder sted på nærværende bestyrelses møde.

2.
Forud for mødet havde bestyrelsen sammen med Birgitte Balle Sørensen (Pihl & Søn), Jesper Martin (NB4), Niels Pedersen (Bygherre) og Henrik Dahl (Haslevhus A/S) været på byggepladsen for at gennemgå trappeopgange, kældre m.v. Af forskellige årsager var færdiggørelsen forsinket, så det blev besluttet at mangelgennemgangen gennemføres på et senere tidspunkt. Dato er endnu ikke fastsat.

Birgitte gennemgik Pihl & Søns mangelliste for området. Og under vores gennemsyn af kælderetagen og af visse af opgangene foretog Jesper notater af yderligere fejl og mangler. Såvel cykelkældere og depotrum vil være anvendelige ved indflytning.

Niels anbefalede bestyrelsen, at vi allierede os med en byggesagkyndig under den forsatte proces med overtagelse af ejendommen. Et godt emne til denne opgave vil være Jesper Martin fra NB4. Omkostningerne estimeres til at blive ca. kr. 20.000 baseret på en time pris på kr. 550. Bestyrelsen var enige om at anvende Jesper Martin som vor byggesagkyndig. Niels orienterer Jesper.

3.
Det blev besluttet at anvende LEA ejendomsadministration as som vor administrator. Niels tegner kontrakt med LEA.

4.
Niels fremlagde et tilbud fra Grøn Ejendomsservice Aps (et vicevært firma). Anslåede udgifter på kr. 144.000 + snerydning og glatførebekæmpelse efter tidsforbrug. Ligeledes var der også henvendelse omkring en person, som er interesseret i et sådant deltidsjob. Henvendelse var via en mellemmand, som kan stå inde for personen. Udgifterne vil da være kr. 72.000. Ved ansættelse af egen vicevært vil der også være udgifter til etablering af funktionen. Ligeledes skal vi betale kr. 2.000 årligt til LEA i ekstra administrationsomkostninger.

Der var enighed om at forsøge med ansættelse af egen deltids vicevært. Frank vil kontakte Hassan om jobbet og efterfølgende LEA om papirarbejdet (ansættelseskontrakt).

5.
Niels anbefalede at vi i lighed med andre ejerforeninger fastsætter et formands honorar, som kan dække de ekstraomkostninger, der ofte følger med ved ekstra kommunikation med medlemmerne, administration etc. Et beløb på kr. 2.000 blev nævnt og vedtaget.

Bestyrelsen konstituerede sig efterfølgende med Frank som formand og Carsten som næstformand. Carsten vil se på hvordan vi mest effektiv kommunikerer med medlemmerne. Eventuel fordeling af andre opgaver vil vi drøfte på næste bestyrelsesmøde.

6.
Næste bestyrelsesmøde er fastsat til onsdag den 26. april 2006 kl. 17:00 hos formanden (Høje Taastrup Boulevard 17, 1 mf.).

Frank Jepsen, 29. marts 2006