2013 – Haslevhus – Et godt sted at bo

Bestyrelsesmøde 18. november 2013

Referat af bestyrelsesmøde D. 18.11.2013

Til stede var: Britt, Solveig, Torben, Michael, Winnie, Helge. Afbud fra Kiirsten pga. ferie

Valg af referent
– Britt blev valgt til referent.
Godkendelse af referat fra sidste møde
– Godkendt uden bemærkninger.
Godkendelse af dagsorden
– Godkendt uden bemærkninger
Status fra Kasserer
– Bilag er for nylig sendt til Ternstrøm og kassebeholdning er fyldt op til 3.000 kr. Pt. er der 2.901,15 kr. i kassen.
Nyt fra Ternstrøm
– Helge har modtaget orienterings skrivelse fra YouSee der har meddelt forhøjelse på Kabel-tv grundpakken pr. 01. 01.2014.

– Helge har rettet henvendelse til Ternstrøm vedr. en modtaget faktura fra Elecom. Betalingen bliver tilbageholdt, indtil der er klarhed over hvilken ydelse fakturaen dækker.
Bygnings rapport:
– Det opsatte materiale mod fuglereder i ventilation spalterne bag tagrender skal fjernes, da det ødelægger ventilationen under taget. Det blev besluttet at indhente tilbud hos tømreren på udbedring af fugleproblemet samt udbedring af løs tagplade. Torben tager aktion.

– Det er aftalt med tømreren at én altan bliver bragt helt i orden. Når det er på plads og prisen er kendt, vil øvrige altaner blive udbedret på samme vis, efter behov.
Drøftelser af budget
– Budget i forhold til realiserede udgifter ser generelt ok ud. Torbens fremskrivning baseret på realiserede tal for de første tre kvartaler viser, at årsbudgettet kan holdes. Det skal dog bemærkes, at der har været store udgifter på vedligehold af altanerne, hvilket ikke var budgetteret.

– Det er forventningen, at Ternstrøm løbende monitorerer, at udgifter følger budgettet og giver bestyrelsen besked ved afvigelser.

– Der blev spurgt til en post på rengøring af skakte fra All Remove, ingen fra bestyrelsen havde kendskab hertil. Det blev besluttet ikke at gøre mere ved sagen.
Gennemgang/status på emner/beboer henvendelser
– Der har været flere henvendelser vedr. manglende varme, hvilket er afhjulpet. Der er pt. ingen kendte problemer. Torben har besigtiget fyret sammen med ny VVS mand, Strube.

– Beboere har meddelt at hoveddørene ikke lukker korrekt. Kiirsten har bestilt justering af dørpumper hos låsesmed til afhjælpning af manglende selvlukning/lås.

– Der har været en henvendelse vedr. periodevise lugtgener og der er mistanke om skimmelsvamp på badeværelset. Evt. Skimmelsvamp i selve lejligheden, henhører under ejeren af lejligheden og er ikke en sag for bestyrelsen.

– Affalds containerne er fortsat ikke blevet vasket. Solveig tager (igen) kontakt til kommunen.

9. Evt.

– Helge har modtaget endnu et uopfordret tilbud fra et alternativt administrationsfirma. Dette tilbud virker umiddelbart væsentligt billigere end Ternstrøm. Helge vil kontakte Ternstrøm for at høre hvilke ydelser, der ligger til grund for den nuværende årlige pris på 60.000 kr.

– Der er fortsat periodiske problemer med affalds sortering. Solveig tager, hvor det er muligt, kontakt til de enkelte med henblik på vejledning.

– Det blev besluttet at indhente et, gerne to, tilbud på maling af trappeopgange. Britt tager aktion.

10. Næste møde

– Næste møde bliver 27. januar 2014 kl. 18. Eneste punkt på agendaen er budget lægning og Ternstrøm vil deltage i mødet. Mødet afsluttes med bestyrelsens julefrokost.

Bestyrelsesmøde 26. september 2013

Referat af bestyrelsesmøde D. 26.09.2013

Til stede var: Britt, Solveig, Torben, Kiirsten, Winnie, Helge. Afbud fra Michael pga. sygdom

Bestyrelsesmødet startede med besøg fra Ejerforeningens forsikringsmægler Jon Nielsen, som dels fortalte historikken over Ejerforeningens forsikring, herunder selve prisudviklingen på forsikringen, som er gået fra 92.000,- kr. til 68.000,- kr. og nu er på 55.000,- kr. i helårlig præmie, hvilket skyldes omfanget af skaderne som har været faldende. Den skal genforhandles i 2015. Han oplyste hvad, hvor og hvornår han kan hjælpe os samt hvilke forsikringsbetingelser vi har. Som en direkte årsag af den positive skadesudvikling ejerforeningen har, nedsatte han sit honorar pr. 1/1. 2014.

1. Valg af referent

– Solveig blev valgt

2. Godkendelse af referat fra sidste møde

– Referatet blev godkendt uden bemærkninger

3. Godkendelse af dagsorden

– Dagordenen blev godkendt uden bemærkninger

4. Status fra Kasserer

– Winnie oplyste at der var 193,- kr. tilbage af de 3000,- kr. Regnskab/boner blev fremvist. Opfyldning af kassen sker ved at fremsende de nuværende kvitteringerne til Ternstrøm, der så vil refundere disse og bogføre dem korrekt i regnskabet.

5. Nyt fra Ternstrøm

– Der var ikke noget nyt fra Ternstrøm

6. Budget

– Kort gennemgang af balance udskrifterne, som er modtaget fra Ternstrøm; – på nogle konti er der minus afvigelser og på andre er der + afvigelse, men overordnet ser tingene fornuftige ud og der er ikke nævnt noget alarmerende/specifikt fra Ternstrøm. Ternstrøm vil blive inviteret til det kommende budgetmøde i december.

7. Gennemgang af emner/beboer henvendelser

– En beboer har bemærket, at der står for mange ubrugelige og ”ejerløse” cykler i cykelkælderen. Bestyrelsen vil derfor gerne lave en ”oprydning af cykler” periode. For at få identificeret de rigtige cykler, vil der blive uddelt såkaldte ”Manila” mærker til samtlige beboere, som de kan påsætte deres cykler således at de ikke fjernes på den pågældende dag, hvor alle de ”ejerløse” cykler fjernes.
– Lugtgenerne fra bl.a. nr. 16 er væk – Det var en tom Ecco pose der spærrede udsugningen. Det kan i øvrigt oplyses at udsugningen i badeværelser også skal holdes rene/støvfrie ligesom de aftagelige filtre i emhætterne.
– Der er indkommet ønske om at der lægges fliser ved gavlen af huset ud mod Boulevarden. Dette forslag bør fremsættes på næste generalforsamling, da det kan blive en ret stor udgift.
– Kiirstens henvendelse til Grundejerforeningen har båret frugt og træerne er blevet beskåret ligesom bedene rundt om træerne er renset. Ukrudtet i fortov/kantsten langs med Boulevarden mangler fortsat at blive fjernet af grundejerforeningen, så Kiirsten retter igen henvendelse til dem.

– Der har igen været oversvømmelse pga. forstoppelser i faldstammen, så vand kommer op i køkkenvasken. Det blev derfor besluttet at få et kloakrensningsfirma ud og spule og inspicere samtlige faldstammer i huset. Michael kontakter og koordinerer.
– Altanpladerne der (igen) havde løsnet sig, er blevet udbedret, af samme firma som tidligere har udført opgaven; Hedehusenes Totalentreprise ApS, men da arbejdet ikke blev udført under den garanti, som bestyrelsen opfattede der var på det tidligere udførte arbejde, har bestyrelsen besluttet at stoppe samarbejdet med Hedehusenes Totalentreprise ApS, hvorfor denne slettes fra håndværkerlisten på hjemmesiden. Bestyrelsen vil arbejde på at finde en ny anbefalet samarbejdspartner, og håndværkerlisten vil herefter blive opdateret.

8. Evt.
– Der var drøftelse af de ansvarsområderne som bestyrelsen har fordelt internt imellem sig. Det er alene den områdeansvarlige fra bestyrelsen som aktiveres og forsøger at løse det pågældende problem, således at vi undgår situationer, hvor flere forsøger at løse det samme problem. Hvis den ansvarlige af en eller anden årsag ikke kan løse problemet, er det den ansvarlige der fører sagen videre.

9. Næste møde
– Næste møde er aftalt til mandag d. 18.11.2013 kl. 19:00 hos Winnie

Bestyrelsesmøde 26. august 2013

Referat af bestyrelsesmøde D. 26.08.2013

Til stede var: Britt, Solveig, Torben, Kiirsten, Winnie, Michael, Helge.

1. Valg af referent

– Solveig blev valgt

2. Godkendelse af referat fra sidste møde

– Referat blev godkendt uden bemærkninger

3. Godkendelse af dagsorden

– Dagorden blev godkendt uden bemærkninger

4. Status fra Kasserer

– Winnie oplyste at der var 193,- kr. tilbage af de 3000,- kr. Opfyldning af kassen ville ske ved at fremsende de nuværende kvitteringerne til Ternstrøm, der så vil refundere disse.

Nyt fra Ternstrøm
- – Bestyrelsen har modtaget en opdateret Lejlighedsliste fra Ternstrøm
- – Ternstrøm afregnes med et fast administrationsgebyr der forfalder 1⁄2 årligt.
- – Vi har modtaget budget m.v. – og på næste Bestyrelses møde vil forholdet mellem vores budget og
  udgifter gennemgås nærmere.
10 års Drift- og Vedligeholdelsesplan

– VI har modtaget i alt 3 tilbud og bestyrelsen har, med én stemme imod, valgt at få udarbejdet en ”Drift- og vedligeholdelses plan” – det blev det billigste tilbud fra firmaet B.K Consult, der blev valgt. Michael vil være vores repræsentant og være til rådighed ved gennemgang af bygningen sammen med B.K. Consult.

7. Gennemgang af emner/beboer henvendelser
Torben oplyste at den beboer (lejeren) der før sommeren havde lunken vand i brusebadet selv har løst problemet.

Der har været henvendelse omkring problemer med fugle under taget, dette afventer besøget fra B.K. Consult, hvor det efterfølgende bliver adresseret.

Der er indkommet et forslag om at vi får LED lysrør i kældrene. Bestyrelsen har noteret sig forslaget og har det liggende og vil grave ned i dette og lave en ”cost-benefit” analyse når evt. udskiftning skal ske.

Flere beboere er fortsat plaget af lugtgener fra skralderummene og ind i lejligheden. Torben har lovet at ”kravle” op på loftet og se om der umiddelbart er noget at se ved ventilationen. Ellers bør vi få et ventilations firma til at kontrollere den.

Kiirsten har kontaktet grundejer foreningen med henblik på beskæring af træerne – Grundejerforeningen har oplyst at de skal beskæres på et specifikt tidspunkt – Kiirsten vil kontakte Grundejer foreningen og få specifikt måned for hvornår dette sker.

Visse altanplader er igen begyndt at hænge, – Helge tager kontakt til Hedehusenes Totalentreprise,

Brian Hovmand, med henblik på udbedring af det udførte (manglende) arbejde. Hvis ikke de ønsker at udbedre dette, må en ny tømrer findes.

Ukrudt langs med Boulevarden skal fjernes af grundejerforeningen som Kiirsten vil rette henvendelse til.

Helge henvender sig til Elecom, for at høre om de automatisk kommer og kontrollerer elevatorerne, da der skal ske besigtigelse af disse inden december 2013.

Forsikrings assurandøren Jon Nielsen vil blive inviteret til næste møde, så vi kan høre lidt om, hvad vi egentlig får for det beløb vi betaler til ham om året.

8. Evt.

Nye beboere vil blive budt velkommen af en fra bestyrelse, og få udleveret de sidste to nyhedsbreve samt blive inviteret til en guidet tour i miljøskuret sammen med den ansvarlige fra bestyrelsen for affald.

Tilsyneladende kan nogle beboerne ikke ”finde ud af” at bruge et askebæger, men smider skodderne ud over altanen. En henstilling bliver skrevet i Nyhedsbrevet.

Låsefirmaet har udskiftet håndtag m.v. på opgangsdørene, således at de nu er ”enhåndsbetjent” – alle i bestyrelsen synes det fungerer rigtig godt og at løsningen er pæn.

Der er tilbud fra Låsefirmaet til beboerne omkring udskiftning af Karm blikket i lejlighedsdørene – dette tilbud skal i nyhedsbrevet.

9. Næste møde
– Næste møde er aftalt til torsdag d. 26.09.2013 kl. 19:00 hos Winnie

Bestyrelsesmøde 24. juni 2013

Referat af bestyrelsesmøde D. 24.06.2013

Til stede var: Britt, Solveig, Kiirsten, Winnie, Michael, Helge. Afbud fra Torben

1. Valg af referent

– Solveig blev valgt

2. Godkendelse af referat fra sidste møde

– Referat blev godkendt uden bemærkninger

3. Godkendelse af dagsorden

– Dagorden blev godkendt uden bemærkninger

4. Status fra Kasserer

– Winnie oplyste at der var 368,- kr. tilbage af de 3000,- kr. Pengene var brugt til bl.a. indkøb af 50 stk. pærer, sphagnum etc. til haven, samt fortæring på selve havedagen. Opfyldning af kassen ville ske ved at fremsende de nuværende kvitteringerne til Ternstrøm, der så vil refundere disse.

Nyt fra Ternstrøm
- – Bestyrelsen mangler en opdateret Lejlighedsliste fra Ternstrøm – Helge spørger Ternstrøm om denne.
- – Til bestyrelsens orientering fremlagde formanden salær nota fra Ternstrøm der dækkede administration for første 1⁄2 år af 2013.
- – Det undersøges om Ternstrøm afregner på baggrund af henvendelser eller som et fast administrationsgebyr der forfalder 1⁄2 årligt.
Leverandør liste – gennemgang af listen

– Vi mangler en Elektriker på listen – Michael finder en der er egnet, som kan komme på listen på hjemmesiden.

7. Gennemgang af Låsesmed tilbud

– Vi har modtaget tilbud fra DK- Låseservice på at gøre alle gadedørene enhåndsbetjente (kun indefra). Bestyrelsen besluttede at acceptere tilbuddet så opgaven skal udføres. Kiirsten kontakter DK-Låseservice med et ”Ja-tak” så opgaven kan blive løst snarest muligt.

8. 10 års Drift- og Vedligeholdelsesplan

– Helge forklarede baggrunden for ideen for at udarbejde en sådan plan. Bestyrelsen besluttede derefter at indhente 3 tilbud fra rådgivende ingeniørfirmaer/byggesagkyndige – Ternstrøm har anbefalet 3 forskellige. Når disse tilbud er indkommet træffer bestyrelsen endelig beslutning om en sådan plan skal udarbejdes.

9. Gennemgang af emner/beboer henvendelser

En beboer (lejer) har lunken vand i brusebadet – Torben har fået opgaven med at kontakte beboeren for at høre, hvad der rører sig i sagen.
En lejer har haft mange problemer med at få nøgle fra udlejeren til post, affald m.v. Bestyrelsen har valgt at gå ind i sagen og der er nu bestilt nøgler til affaldsrum/miljøskur til pågældende, som selv betaler for disse.

c. Der har været henvendelser omkring affaldslugt i lejlighederne. I førstkommende nyhedsbrev vil der komme en henstilling til at beboerne om, at sørge for, at lukke skraldeposerne ordentlig og at de skal være opmærksomme på at posen ikke flænses ved indkast. Fortsætter problemet vil Bestyrelsen kigge på evt. at få slebet indkastnings hullet, således at poserne ikke flænses. Desuden vil Solveig tage kontakt til Kommunen med henblik på at få renset containerne da dette skal ske 2 gange årligt, hhv. i maj og oktober, hvor containerne skal vaske af en vaskebil.

d. Træerne på Høje Taastrup boulevard er begyndt at være rimeligt tætte på altanerne – Kiirsten tager kontakt til grundejer foreningen med henblik på beskæring af disse.

10. Bordet Rundt/Ansvarsområder
Behandles fremover under punktet Evt.

11. Evt.

Havedagen blev drøftet – der var enighed om at den havde været rigtig hyggelig, det var dog lidt ærgerligt at der kun var 3 lejligheder repræsenteret ud over bestyrelsen.

Opfordring til beboerne om at komme med gode ideer og emner f.eks. til fælles grill aften m.v.

Kælderdørene er observeret åbne gentagne gange, og der skal derfor opfordres i nyhedsbrevet til

beboerne om at holde disse lukket, da de også har en funktion f.eks. i tilfælde af brand.

Der er pt. én lejlighed til salg – Bestyrelsen påtænker, at når den bliver solgt, at møde pågældende køber med en slags velkomstmappe samt et medlem af bestyrelsen hilser forbi og giver noget praktisk info.

En beboer har spurgt til nyhedsbrevs opslaget i opgaven – og om dette var nødvendigt. Bestyrelsen agter indtil videre at fastholde dette initiativ, da beboerne bør få orientering fra Bestyrelsen.

Det skal nævnes i nyhedsbrevet, at der ikke må hældes fedtstof i afløbene, da der har været problemer med kloakkerne.

12. Næste møde
– Juli holdes fri for bestyrelsesmøde pga. sommerferie – næste møde er derfor aftalt til mandag d.

26.08.2013 kl. 19:00 hos Winnie

Bestyrelsesmøde 13. maj 2013

Referat af bestyrelsesmøde D. 13.05.2013

Til stede var: Britt, Torben, Solveig, Kiirsten, Winnie, Michael, Helge
Der blev budt velkommen og da det var første møde efter Generalforsamlingen blev der indledningsvis drøftet mødeform samt dagsorden. Punkt 1 og punkt 4C blev slået sammen og således behandlet først.

1. Valg af referent

– Solveig blev valgt

2. Godkendelse af referat fra sidste møde

– Der forelå intet referat fra seneste bestyrelsesmøde

3. Godkendelse af dagsorden

– Dagorden blev godkendt uden bemærkninger

Konstituering af bestyrelsen
1. Valg af Næstformand- Torben blev valgt
2. Valg af Kasserer (6C)- Winnie blev valgt
3. Valg af Sekretær- Solveig blev valgt
Nyt fra Ternstrøm:
– Umiddelbart intet der kræver bestyrelsens behandling
– De 5000,- kr. som i 2009 er udleveret er afskrevet til 2009 havedagen, og fremgår således ikke længere som aktiv i regnskabet.
– Referatet fra Grundejerforeningen var tidligere rundsendt pr. mail – og hvor Kiirsten repræsenterede Haslevhus – Kiirsten redegjorde kort for mødet samt, at kontingentet til grundejerforeningen stiger med 35%. Mødet er én gang om året og Kiirsten oplyste hun at trak sig som vores repræsentant. Mødet foregår i dagtimerne hvilket er et problem. Ny repræsentant ved næste møde bliver enten Helge, Winnie eller om muligt Ternstrøm, hvilket besluttes senere.
Gennemgang af emner/beboer henvendelser

a. Plantning af træ – (Michael)
– Mellem de store sten, midt i græsplanen var der pga. en jordbundsundersøgelse gravet et over 1 m. dybt hul, og dermed fjernet 3 trillebør fulde affald, og efterfølgende var hullet fyldt op med muldjord og her var der tænkt at plante et Japansk paradisæbletræ. Bestyrelsen drøftede emnet og der var enighed om, at der ikke der kunne plantes et træ på det pågældende sted.
Michael har tidligere oplyst, at grunden til at vore plantede træer, syren og rododendron ikke kan trives, er, at undergrunden lider af traktose. Dvs. at under de 10-15 cm tyk muldjord ligger ikke andet end sammenpresset byggeaffald.

Da der er mange småting der skal laves og at ingen kan forlange at Michael foretage/udfører dette arbejde blev bestyrelsen enige om at invitere beboerne til en havedag. Denne bliver søndag den 16. juni med tilmeldingsfrist seneste d. 2 juni

Michael koordinerer de pågældende opgaver og Helge laver en invitation som kan ophænges. Bestyrelsen håber naturligvis at der er beboere der vil deltage, således at vi sparer på omkostningerne til havearbejdet, men såfremt der ikke sker nok tilmeldinger, vil havedagen blive aflyst og det vil være nødvendigt at købe ekstern til at udbedre

Deltagelse af Forsikrings agent – (Solveig)
– Forsikringsagent Jon Nielsen har tilbudt, at denne gerne deltager i et bestyrelsesmøde for at komme og fortælle lidt om sig selv hvem han er og hvad hans rolle er. Bestyrelsen var enige om at dette var en god ide, hvis det skete uden beregning. Jon Nielsen bliver inviteret til næste møde.
5000,- kr. Kassebeholdning – (Helge)
– Bestyrelsen har besluttet, at have en kassebeholdning på 3000,- kr. som kassereren har ansvaret for og skal redegøre for dette på hvert bestyrelsesmøde, således at små regninger kan betales herfra.
Jordaffald – (Helge)
– Der har været beboerhenvendelse vedr. haveaffald og hvad man skulle stille op med haveaffald, hvis man ikke havde mulighed for at benytte genbrugspladsen.
Bestyrelsen drøftede problemstillingen; Blomster m.v. kan smides i det småt brandbare i vores miljøskur og såfremt det er ren altankasse jord kan dette med fordel benyttes som ”topdressing” til græsplænen. Ellers kan Michael kontaktes for nærmere information omkring dette.
Kommunikation
– Bestyrelsen besluttede at der laves en velkomstfolder til nye beboere og med oplysning af brugen af miljøskuret. Ternstrøm skal desuden orientere bestyrelsen om nye ejere således at bestyrelsen kan tage et initiativ til at møde denne.- Der var enighed om at bestyrelsesarbejdet skal synliggøres og at kommunikationen skal styrkes over for beboerne, med f.eks. et nyhedsbrev der ophænges i opgangene.

– Der sættes ikke noget opslag op medmindre alle i bestyrelsen har godkendt dette.

8. Bordet rundt Ansvarsområder/område fordeling

– Ansvarsområder blev som følger:
Winnie: Parkering og rengøring (All Remove)
Kiirsten: Nøgler.
Helge: Elevatorer.
Michael: El, udearealer, udskrivning af parkeringskort til håndværkere.
Torben: VVS.
Solveig og Britt: Miljøskur, renovation.

9. Evt.
– Michael bestiller 50 stk. pærer over nettet til væglamperne både ude og inde.

– Opgangsdøre: Kiirsten undersøger mulighed for at gøre opgangsdørene til ”En-hånds betjent”, således, at hvis man kommer indefra oplåses døren blot ved at tage ned i dørhåndtaget. Kiirsten tager kontakt til låsesmed lige efter pinsen for at høre om muligheder og pris.
– Ejendomsmæglerne får et gæstekort mere, så de har i alt 3 stk. De kan så holde på vores egen parkeringsplads, da der er pladser nok i hverdagen.

10. Næste møde
– Aftalt til mandag d. 24.06.2013 kl. 19:00 hos Winnie