Referat af bestyrelsesmøde D. 13.05.2013
Til stede var: Britt, Torben, Solveig, Kiirsten, Winnie, Michael, Helge
Der blev budt velkommen og da det var første møde efter Generalforsamlingen blev der indledningsvis drøftet mødeform samt dagsorden. Punkt 1 og punkt 4C blev slået sammen og således behandlet først.
1. Valg af referent
– Solveig blev valgt
2. Godkendelse af referat fra sidste møde
– Der forelå intet referat fra seneste bestyrelsesmøde
3. Godkendelse af dagsorden
– Dagorden blev godkendt uden bemærkninger
- Konstituering af bestyrelsen
- Valg af Næstformand- Torben blev valgt
- Valg af Kasserer (6C)- Winnie blev valgt
- Valg af Sekretær- Solveig blev valgt
- Nyt fra Ternstrøm:
– Umiddelbart intet der kræver bestyrelsens behandling
– De 5000,- kr. som i 2009 er udleveret er afskrevet til 2009 havedagen, og fremgår således ikke længere som aktiv i regnskabet.
– Referatet fra Grundejerforeningen var tidligere rundsendt pr. mail – og hvor Kiirsten repræsenterede Haslevhus – Kiirsten redegjorde kort for mødet samt, at kontingentet til grundejerforeningen stiger med 35%. Mødet er én gang om året og Kiirsten oplyste hun at trak sig som vores repræsentant. Mødet foregår i dagtimerne hvilket er et problem. Ny repræsentant ved næste møde bliver enten Helge, Winnie eller om muligt Ternstrøm, hvilket besluttes senere. - Gennemgang af emner/beboer henvendelser
a. Plantning af træ – (Michael)
– Mellem de store sten, midt i græsplanen var der pga. en jordbundsundersøgelse gravet et over 1 m. dybt hul, og dermed fjernet 3 trillebør fulde affald, og efterfølgende var hullet fyldt op med muldjord og her var der tænkt at plante et Japansk paradisæbletræ. Bestyrelsen drøftede emnet og der var enighed om, at der ikke der kunne plantes et træ på det pågældende sted.
Michael har tidligere oplyst, at grunden til at vore plantede træer, syren og rododendron ikke kan trives, er, at undergrunden lider af traktose. Dvs. at under de 10-15 cm tyk muldjord ligger ikke andet end sammenpresset byggeaffald.
Da der er mange småting der skal laves og at ingen kan forlange at Michael foretage/udfører dette arbejde blev bestyrelsen enige om at invitere beboerne til en havedag. Denne bliver søndag den 16. juni med tilmeldingsfrist seneste d. 2 juni
Michael koordinerer de pågældende opgaver og Helge laver en invitation som kan ophænges. Bestyrelsen håber naturligvis at der er beboere der vil deltage, således at vi sparer på omkostningerne til havearbejdet, men såfremt der ikke sker nok tilmeldinger, vil havedagen blive aflyst og det vil være nødvendigt at købe ekstern til at udbedre
- Deltagelse af Forsikrings agent – (Solveig)
– Forsikringsagent Jon Nielsen har tilbudt, at denne gerne deltager i et bestyrelsesmøde for at komme og fortælle lidt om sig selv hvem han er og hvad hans rolle er. Bestyrelsen var enige om at dette var en god ide, hvis det skete uden beregning. Jon Nielsen bliver inviteret til næste møde. - 5000,- kr. Kassebeholdning – (Helge)
– Bestyrelsen har besluttet, at have en kassebeholdning på 3000,- kr. som kassereren har ansvaret for og skal redegøre for dette på hvert bestyrelsesmøde, således at små regninger kan betales herfra. - Jordaffald – (Helge)
– Der har været beboerhenvendelse vedr. haveaffald og hvad man skulle stille op med haveaffald, hvis man ikke havde mulighed for at benytte genbrugspladsen.
Bestyrelsen drøftede problemstillingen; Blomster m.v. kan smides i det småt brandbare i vores miljøskur og såfremt det er ren altankasse jord kan dette med fordel benyttes som ”topdressing” til græsplænen. Ellers kan Michael kontaktes for nærmere information omkring dette. - Kommunikation
– Bestyrelsen besluttede at der laves en velkomstfolder til nye beboere og med oplysning af brugen af miljøskuret. Ternstrøm skal desuden orientere bestyrelsen om nye ejere således at bestyrelsen kan tage et initiativ til at møde denne.- Der var enighed om at bestyrelsesarbejdet skal synliggøres og at kommunikationen skal styrkes over for beboerne, med f.eks. et nyhedsbrev der ophænges i opgangene.– Der sættes ikke noget opslag op medmindre alle i bestyrelsen har godkendt dette.
8. Bordet rundt Ansvarsområder/område fordeling
– Ansvarsområder blev som følger:
Winnie: Parkering og rengøring (All Remove)
Kiirsten: Nøgler.
Helge: Elevatorer.
Michael: El, udearealer, udskrivning af parkeringskort til håndværkere.
Torben: VVS.
Solveig og Britt: Miljøskur, renovation.
9. Evt.
– Michael bestiller 50 stk. pærer over nettet til væglamperne både ude og inde.
– Opgangsdøre: Kiirsten undersøger mulighed for at gøre opgangsdørene til ”En-hånds betjent”, således, at hvis man kommer indefra oplåses døren blot ved at tage ned i dørhåndtaget. Kiirsten tager kontakt til låsesmed lige efter pinsen for at høre om muligheder og pris.
– Ejendomsmæglerne får et gæstekort mere, så de har i alt 3 stk. De kan så holde på vores egen parkeringsplads, da der er pladser nok i hverdagen.
10. Næste møde
– Aftalt til mandag d. 24.06.2013 kl. 19:00 hos Winnie